记录太多让审核员不堪重负

在审核现场,经常可以见到不少审核员（有时也包括笔者自己）,几乎将所有的审核时间都用在了记录上,不仅记与管理人员的谈话,而且记内部审核、管理评审、纠正措施、预防措施的资料和作业文件的具体要求,大段落地抄录组织的文件规定,甚至向受审核方索取工艺流程、作业指导书、测试报告等作为记录的附件.在审核产品的最终检验时,还详细记录对每一检验项目的要求和逐项实测数据,以至于没有时间和精力去综合分析、判断、评价组织质量管理体系的符合性、适宜性和有效性.客观地说,这种记录方法并不是审核员所情愿的,而是在某些认证机构要求之下不得已而为之.其实,某些认证机构对审核员有审核记录的要求,其初衷是为了更多地了解审核员的审核过程,为审核的有效性提供可追溯性的依据.审核员为了使审核记录符合认证机构的要求,宁可抄写大量的受审核方资料和其他审核发现,这种记录方法可使审核材料的通过率大大提高,但却给审核员增加了负担.

那么,现场审核记录该如何记,又记些什么呢？

审核记录记什么

笔者认为,在考虑审核记录记什么、如何记这个问题时,应该从以下两个方面去分析:

首先,应该考虑审核的出发点是什么.即审核时,是从正面寻找受审核方符合审核准则的地方入手,还是从反面寻找不符合审核准则的地方入手？按照前者进行审核,同时认证机构对审核员的素质和能力又不是很了解的情况下,必然会使记录的工作量增大；而按照后者进行审核,则可以使记录的工作量大大减少,这样就可以对审核中所见到、听到的符合审核准则的地方,不必详细记录,只简单地描述,即:要说清楚审核了哪些过程,总体评价如何.对审核中发现的问题,为使其具有可追溯性并便于纠正,则应刨根问底、详细记录.这样就可以节省不少用于记录的时间,为审核员去思考问题提供了方便.

第二,要考虑到受审核方的期望.一个有远见的管理者,并不希望审核员告诉他们做对了什么和听到审核员给予的赞扬,而希望审核员告诉他们在体系运行方面还没有做什么或者是做错了什么,并指出存在的不足和提出改进的建议.一次在审核一家企业时,该企业老总这样对笔者说:“我们花了钱是请你们来查找问题、提出改进建议的,不是来查找成绩的.希望你们仔细地检查,问题发现得越多越好.”可见,客户对审核人员是寄予期望的,一旦审核发现不了问题,或者发现问题的含金量还不如企业在内部审核时的,就会有很多企业从客户群中退出.当然,导致客户退出的可能性并不仅是这一个原因.

审核记录例证

iso19011:2002的6.5.4条款要求:“审核证据应当予以记录.”但对记录的详略程度并没有具体规定.既不需要抄录大量的受审核方的原始资料,又能反映整个审核过程（条款）,真正提高审核的有效性的审核记录是每一个审核员所期望的,也是认证机构所期望的.

现将与笔者合作过的一位资深主任审核员在某企业审核时的记录摘录如下,供审核员同行们参考:

内部审核

审核了年度内审计划、审核报告和相关纠正措施,证实该公司按计划安排进行了内部审核,对审核中发现的不符合项均采取了相应的措施,内部审核员按计划时间验证和再验证了措施的实施情况和效果.

质量方针/目标

公司根据2006年的业务进展制定了2006年的新方针和发展目标.查看了生产和目标的持续改进项目,规定了责任和时间进度.此项活动受控.

管理评审

该公司于9月份召开了管理评审会议.抽查了评审记录,证实由最高管理者主持会议,由各职能部门准备了管理评审输入材料,对整个体系进行了评审.主要关注了顾客满意和体系的总体业绩,并查看了生产和目标的持续改进项目,审查了月度进展情况,此项活动受控.

问题:评审输入应包括第三方审核的结果.目前,输入仅包括了第一方和第二方的审核结果.

纠正/预防措施

对“内/外部审核纠正措施报告”、“过程及供方产生的不合格品纠正措施报告”进行了检查.调查了根本原因,并对措施效果进行了验证.

审核发现,在职能方面纠正措施应得到进一步展开,如针对过程不合格品的措施.

仓库现场

抽取了3份毛绒面料的进货检验记录,均按公司进货检验规程所规定的抽样标准和检验项目进行了检验并记录,符合规程要求.

问题:未对毛绒玩具所需毛绒面料的安全性能(阻燃要求)进行测试.

笔者不对上述记录方式是否适宜妄加评论,认证机构在进行审核材料的审查时,对知名度较高的资深审核员审核记录的把握尺度可能要宽松些,对一般审核员则要求在以上记录的基础上进行更详细的描述,这很正常也是可以理解的,因为认证机构对审核员的能力和素质有一个了解和认可的适应过程.笔者赞成认证机构根据对审核员能力和素质的实际状况动态地控制对审核材料的要求.但作为审核员,所应关注的是要具有忠诚于自己所从事的事业的职业道德,记录的方式能有利于提高审核的工作效率,能更好地为实现审核目的服务,只要真正把握了这些关注点,关于现场审核记录应该记到什么程度才合适的问题也就迎刃而解了.(《中国国门时报》)

一、前言

审核记录是审核员在现场审核中必须要完成的一项工作，它是反映整个审核过程的记录。而如何记、记些什么，是审核员需要仔细考虑的问题。本文将从出发点、受审核方的期望和记录的内容等方面，为大家详细介绍审核记录如何记。

二、出发点

在审核记录中，出发点是指审核员进行审核时的思考方式。审核员可以从正面寻找符合审核准则的地方入手，也可以从反面寻找不符合审核准则的地方入手。但是，按照前者进行审核，必然会使记录的工作量增大；而按照后者进行审核，则可以使记录的工作量大大减少。

在实际操作中，审核员可以根据不同的情况采取不同的出发点。如果受审核方的资料比较完善，且符合审核准则的地方比较多，那么审核员可以从正面寻找符合审核准则的地方入手，详细描述并记录下来。而如果受审核方的资料比较杂乱，存在不符合审核准则的地方比较多，那么审核员可以从反面寻找不符合审核准则的地方入手，简要描述并记录下来。

三、受审核方的期望

在审核过程中，受审核方希望审核员能够指出存在的不足和提出改进的建议。因此，在审核记录中，审核员应该详实地记录问题和提出改进建议，而对于符合审核准则的地方，只需简单描述即可。

在记录问题时，审核员应该尽可能详细地描述问题的性质、原因、影响等方面，以便受审核方能够清楚地了解存在的问题，并能够有针对性地进行改进。同时，在记录改进建议时，审核员应该尽可能提出可行性较高的建议，以便受审核方能够尽快采取行动。

四、记录的内容

在记录审核过程中，审核员应该记录哪些内容呢？以下是一些常见的内容：

1. 被审核方的基本信息，包括名称、地址、联系人等；

2. 审核的时间和地点；

3. 审核员的姓名和联系方式；

4. 审核的范围和依据，包括审核的标准、要求等；

5. 审核的结果，包括符合审核准则的地方和不符合审核准则的地方；

6. 存在的问题，包括问题的性质、原因、影响等；

7. 改进建议，包括改进建议的具体措施、可行性等；

8. 审核员对审核过程的评价，包括发现的问题、解决的难点、审核的难度等。

在记录以上内容时，审核员应该尽可能客观、准确地描述，避免使用主观性较强的语言。

五、结论

审核记录是审核员必须要完成的一项工作，它是反映整个审核过程的记录。在记录审核过程中，审核员应该从出发点、受审核方的期望和记录的内容等方面进行考虑，以便能够准确地反映审核过程，并为受审核方提出有针对性的改进建议。