第四讲归档文件的分类

《规则》中的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程.分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容.《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化,但分类仍然作为必不可少的基本步骤留了下来.

一、分类方法

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”.《规则》选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法,这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高,并且反映了档案管理的基本规律和要求.

(一) 年度分类法

年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类.年度分类法是运用得最广泛的分类方法.

运用年度分类法时,正确地判定文件的日期并归入相应年度,是决定分类质量的关键.这里有几种情况需要注意:

1、文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等.分年度时,一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以判定文件所属年度.对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度.例如:1995年形成的《1996—2000年工作规划》,应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》,应归入1997年；1998年制定,1999年生效的法律法规,应归入1998年.

2、跨年度形成的文件

如召开会议、处理案件等等,可能会跨年度形成文件,分类时归入办结年度.如跨年度的会议文件材料,统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料,统一在结案年归档.

3、几份文件作为一件时,“件”的日期

按照《规则》规定,不只是单份文件可作为一件,正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准；正文与附件为一件,以正文为准；转发文与被转发文为一件,以转发文为准；来文与复文为一件,以复文为准.

4、文件没有标注日期

文件没有标注日期的,需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理归类.

5、有专门年度的分类方法

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学年度等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就应按照专门年度进行分类.例如,学校以学年为单位进行工作,形成的文件应按教学年度分类,其他文件仍按一般年度分类.综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来,依次划分年度类别,如1995年与1995—1996学年归入同一类.

(二)、机构(问题)分类法

1、机构分类法:

采用机构分类法时,一般来说,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类名.各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列.一般是领导机构、综合机构排在最前面,再依次排列各业务部门.例如,先排办公室,后排业务处(室)、后勤部门等.

采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中.有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类则须视具体情况而定,有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件,归入有关机构类中.业务部门起草,以机关或办公(室)名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,应归入负责起草文件的机构类,否则归入负责发文的综合机构内.

机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归类文件归入该类保存.如临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归入该内部机构类；如果临时机构涉及两个以上的内部机构,应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法.

2、问题分类法

问题分类就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类.运用问题分类法的立档单位,大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别,例如,将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”,业务部门形成的归档文件划为“业务类”,行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等.文件归类应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的归档文件在去年放入哪类中,今年应归入同一类中.

(三) 保管期限分类法

保管期限分类法,就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类.采用保管期限分类法,能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来,使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施,同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利.

二、复式分类与分类方案

复式分类法也称组合分类法,就是将年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法组合运用的分类方法.在机关档案室档案整理中使用较多.如“年度－机构(问题)—保管期限”或“保管期限－年度－机构(问题)”分类法等.下面列举几种常用的复式分类法,并对相应的分类方案加以说明.

(一) 年度——机构——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类.这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位.

(二) 保管期限——年度——机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类.这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位.

(三) 机构——年度——保管期限分类法

即先将归档文件按机构分类,每个机构下按年度分类,再在年度下面按保管期限分类.这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作.

(四) 年度——问题——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,每个年度下按问题分类,再在问题下面按保管期限分类.这种分类方法多用于内部机构变化复杂,或由于机构之间分工不明确,文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况.

(五) 保管期限——年度——问题分类法

即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按问题分类.

与此类似的还有保管期限——问题——年度分类法.

(六) 问题——年度——保管期限分类法

即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下面按保管期限分类.此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作.

与此类似的还有问题——保管期限——年度分类.

(七) 年度——保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分类.这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关,或者每年形成文件数量少的机关.

(八) 保管期限——年度分类法

即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类.这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关,或者每年形成的文件数量少的机关.